どうする？名刺管理

これまで仕事やセミナー参加などで名刺交換させて頂いた多数の方々の膨大な名刺を管理し切れなくなってきた。

どのくらいあるのかは見当もつかないが、裕に５００枚程度はあると思う。その内どのくらいが今も有効なのかの判別は難しい。人事異動や退職・転職などにより、もはやその部署や会社に居なくなっている人も多いだろうし、昇格などによる肩書きの変更もある。

それどころか、分散保管により、名刺を紛失してしまっている可能性もある。一元管理していても、最新性を保つのは難しい。また、一度名刺交換すると、その後会ってもなかなか名刺交換する機会が少ない。身近な人ほど名刺交換を怠るケースも多い。だから、メールのシグネチャ（署名欄）から、その都度こまめにピックアップする必要がある。これって簡単そうで意外にできないものだ（私だけかな？）。

そんな折、ＪＵＳＴシステムより、必見のソフトが発売された。

その名も「速攻！名刺管理」。専用のカラー小型スキャナ付きのクールな名刺管理ソフトである。

カラー小型スキャナで名刺をスキャンして、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を、瞬時にデータベース化します。その後も、さまざまなソフトと連携して活用することができます。名刺を貴重なデータベースに変身させる、有能なお手軽ソフトです。

さっそく、職場で購入してもらって、試してみた。ともかく、専用の小型スキャナ(USB接続)がかわらしくて使い勝手が良い。読み取り精度もまずまずで、データベースの管理項目とのマッピングも正確だ。読み取れないものは、自分で補正しないといけないが、とりあえず読み込みだけしておけば、後から画像をみながら補正すればよい。画像が汚ければ、再度読み込み直せばよい。

今後は名刺交換をして持ち帰ったら、すぐにスキャンする癖を付けよう。当面はこのソフトで管理して行きたいと思っている。

将来的には、QRコードやICタグ付きの名刺が主流になれば、ケータイのカメラで読み取って、そのまま自分専用のデータベースに登録するSaaSモデルも登場するとは思えるが、今のところはコレかなと。

あっ、そうそう、名刺管理とえば、以前小川浩氏の「WBS2.0」のシークレットゲストで登場した三三株式会社の取締役で営業担当の富岡さんを思い出した。「リンクナレッジ」というＡＳＰサービスモデルをやっていて、貸与される専用のスキャナで名刺をスキャンするだけで、三三のオペレータがテキスト化（データ登録）してくれて、翌日にはPCやケータイで検索して利用することができるというしくみだ。名刺から社員のナレッジを可視化することで、社内の人脈を有効活用して、ビジネスを広げ、さらには日本企業の活性化につなげよう、という高い志がある。本格的に名刺管理をしたい方にぜひお勧めしたいサービスだ。